Azt se tudod hova kapj?
Érezted már úgy, hogy azt se tudod hova kapj? Kellene segítség, de hogy is delegálhatnád, hiszen ez annyira fontos?!
A nagy rohanásban talán észre sem veszed, hogy van eszköz, amivel időt takaríthatnál meg és a produktivitást is növelhetnéd. Még hatékonyabb lehetnél. Számos vezető képtelen jól delegálni. Nem csak azok, akik frissen kinevezettek, bőven akad a gyakorlott menedzserek között is olyan, aki valamilyen okból nem, vagy nem jól delegál.
Mi az, ami sokakat visszatart?
- Mire elmagyarázom, inkább megcsinálom magam.
Feladatot átadni valóban idő és energia. Ezért is van, hogy leginkább az ismétlődő feladatokat szokták kiszervezni – hiszen ez a befektetés térül meg leghamarabb. Igen, befektetés. Tekints a delegálásra fordított idődre mindig, mint befektetésre, ami később mindenképpen megtérül!
- Ezt a feladatot is nyilvánvalóan csak én tudom 100%-osan elvégezni.
Lehet, hogy úgy érzed, hogy te vagy az egyetlen ember, aki mindent rendesen el tud végezni, de valljuk be, ennek kevés a valószínűsége. Ráadásul amíg meg sem próbálod a feladatot másnak odaadni, sosem fogod megtudni, hogy működne-e úgy a munka.
- Nincs a csapatban olyan ember, aki ezt el tudná végezni helyettem.
Nagy bátorság kell hozzá, de nézz a tükörbe és légy őszinte önmagadhoz! Kevés a valószínűsége, hogy a környezetedben egyetlen ember sem tudja egyik feladatodat sem elvégezni.
Tedd fel magadnak naponta többször ezt a kérdést: egész biztosan nem tudja más elvégezni ezt a feladatot?
“A kölcsönös bizalom nélküli vezetés önmagának ellentmondó fogalom.”
Warren Bennis
Tisztázd magadban, hogy mi a valós oka annak, hogy nem delegálsz!
Esetleg
… félsz, hogy más valaki jobban elvégezné a feladatot, mint Te magad?
… aggódsz, hogy nem Te leszel a legfontosabb?
… nem tudsz engedni a folyamatos ellenőrzésből?
… megszoktad a mikromenedzsmentet és a kettő ellenkezik egymással?
… tartasz tőle, hogy a másik nem tartja majd a határidőt?
… félő, hogy a kolléga bedobja a törülközőt és a végén mégis te végzed a feladat oroszlánrészét – ráadásul az utolsó pillanatban?
Vagy talán egyszerűen csak nem tudod hogyan kezdj hozzá, milyen a hatékony delegálás? Akkor tudod kezelni a problémát, ha tisztán látod mi akadályozza a feladatok kiadását.
Mire is kell ügyelni ahhoz, hogy a delegálás tényleg jól működjön?
Tanuld meg elengedni a folyamatos kontrollt! Sokszor ez a legnehezebb az egészben. Enélkül azonban nem fog menni. A delegálás ugyanis nem csak feladatátadásból áll, hanem kisebb, vagy nagyobb mértékben a felelősséget is érdemes átadni. Bárkinek is delegáltál, ha ez megtörtént, lépj egyet hátra! Ne akard folyamatosan irányítani a munkáját! BIZALOMMAL kell lenned a munkatársad felé.
Először is haladj kis lépésekben! Eddig nem osztottad le a feladataidat? Ne akarj rögtön egyszerre mindent leadni! Csak szép fokozatosan! Kezdd egyszerűbb és könnyebben elvégezhető, illetve nyomon követhető dolgokkal! Meglátod, bele fogsz jönni! A delegálás a jó vezetői képességek egyik alapeleme, így mindenképpen jó döntés elsajátítani, fejleszteni!
Kinek és hogyan add át a feladatot? Ez egy nagyon fontos kérdés. Elsősorban felelősséggel együtt delegálj! Ne felejtsd el, hogy végső soron azonban mégis te leszel a felelős azért, hogy a munka határidőre és kiválóan el legyen végezve.
“Háttér nélkül nincs előtér”
Kishonti Ildikó
10 tipp a hatékony delegálás eléréséhez
- Priorizálj! Határozd meg, mely feladatokat tudnád delegálni!
- Lásd meg és ismerd be magadnak, hogy mi az a feladat, amiben más is helyt tud állni, vagy akár még jobb is lehet, mint te!
- Ne annak delegálj, aki a környékeden épp ráér! Annak add a feladatot, aki tudását és képességeit tekintve a legjobban megfelel a feladatra ÉS van rá kapacitása is. Alapfeltétel tehát, hogy jól ismerd azokat, akikkel együtt dolgozol.
- A feladatot háttérinformációkkal és minden egyéb tudnivalóval add át! Alaposan és lehetőleg átbeszélve, mégis írásban – vagyis ajánlott utólag rögzíteni egy e-mailben a legfőbb pontokat! Ezt már nem feltétlen neked kell elvégezned!
- Adj határidőt!
- Hosszabb projekt esetén bontsátok fel több célra az elvégzendőket és tervezzetek be előre rendszeres megbeszéléseket!
- Tudasd a kollégával, hogy ha a feladatok elvégzése közben kérdése van, vagy elakad valamivel, akkor nyugodtan szóljon és egyeztessetek még egyszer!
- Határozd meg pontosan, hogy mit jelent számodra az adott feladat sikeres teljesítése! Mi a cél? Mi az, amit elvársz?
- Ne akarj minden lépést te meghatározni! Bízd rá a megbízottra a munkát. Szabadságot kell adj, de időnként ellenőrizned kell. Nem az a cél, hogy a feladat ugyanúgy legyen elvégezve, mintha te csináltad volna.
- Elkészült a feladat? Szánj időt az átvételére! Adjatok visszajelzést egymásnak – minden delegált feladatból mindkét fél tanul valamit és tapasztalatot nyer.
Mi a helyzet, ha valóban nincs a cégnél olyan kolléga, aki az adott feladatot jól el tudná végezni?
Ma már ez sem lehet ok arra, hogy mindent te cipelj a válladon. A feladatok jó részét ki lehet szervezni. Minden területre vannak megfelelő szakemberek. Miért ne élnél a lehetőséggel? Megelőzheted vele a kimerülést, de még a kiégést is!
Hidd el, ez is gyakorlás kérdése! Egy idő után rutinná fog válni!
Nem tudod eldönteni mit delegálhatnál? Keress bizalommal! Első konzultáció díjmentes – segítek összeállítani a feladatlistát, priorizálni és eldönteni mit engedj át nekem, azért, hogy jobban haladj a legfontosabb feladataiddal és vállalkozásod fejlesztésével. Segítek a 80%-ban, hogy a 20%-ra koncentrálhass.
Tovább gondolkodnál ezen? Olvasd el ezt a cikkemet is!
