A hatékony delegálás titkai

Delegálás

Azt se tudod hova kapj?

Érezted már úgy, hogy azt se tudod hova kapj? Kellene segítség, de hogy is delegálhatnád, hiszen ez annyira fontos?!

A nagy rohanásban talán észre sem veszed, hogy van eszköz, amivel időt takaríthatnál meg és a produktivitást is növelhetnéd. Még hatékonyabb lehetnél. Számos vezető képtelen jól delegálni. Nem csak azok, akik frissen kinevezettek, bőven akad a gyakorlott menedzserek között is olyan, aki valamilyen okból nem, vagy nem jól delegál.

Mi az, ami sokakat visszatart?

  1. Mire elmagyarázom, inkább megcsinálom magam.

Feladatot átadni valóban idő és energia. Ezért is van, hogy leginkább az ismétlődő feladatokat szokták kiszervezni – hiszen ez a befektetés térül meg leghamarabb. Igen, befektetés. Tekints a delegálásra fordított idődre mindig, mint befektetésre, ami később mindenképpen megtérül!

  • Ezt a feladatot is nyilvánvalóan csak én tudom 100%-osan elvégezni.

Lehet, hogy úgy érzed, hogy te vagy az egyetlen ember, aki mindent rendesen el tud végezni, de valljuk be, ennek kevés a valószínűsége. Ráadásul amíg meg sem próbálod a feladatot másnak odaadni, sosem fogod megtudni, hogy működne-e úgy a munka.

  • Nincs a csapatban olyan ember, aki ezt el tudná végezni helyettem.

Nagy bátorság kell hozzá, de nézz a tükörbe és légy őszinte önmagadhoz! Kevés a valószínűsége, hogy a környezetedben egyetlen ember sem tudja egyik feladatodat sem elvégezni.

Tedd fel magadnak naponta többször ezt a kérdést: egész biztosan nem tudja más elvégezni ezt a feladatot?

“A kölcsönös bizalom nélküli vezetés önmagának ellentmondó fogalom.”

Warren Bennis

Tisztázd magadban, hogy mi a valós oka annak, hogy nem delegálsz!

Esetleg

… félsz, hogy más valaki jobban elvégezné a feladatot, mint Te magad?

… aggódsz, hogy nem Te leszel a legfontosabb?

… nem tudsz engedni a folyamatos ellenőrzésből?

… megszoktad a mikromenedzsmentet és a kettő ellenkezik egymással?

… tartasz tőle, hogy a másik nem tartja majd a határidőt?

… félő, hogy a kolléga bedobja a törülközőt és a végén mégis te végzed a feladat oroszlánrészét – ráadásul az utolsó pillanatban?

Vagy talán egyszerűen csak nem tudod hogyan kezdj hozzá, milyen a hatékony delegálás? Akkor tudod kezelni a problémát, ha tisztán látod mi akadályozza a feladatok kiadását.

Mire is kell ügyelni ahhoz, hogy a delegálás tényleg jól működjön?

Tanuld meg elengedni a folyamatos kontrollt! Sokszor ez a legnehezebb az egészben. Enélkül azonban nem fog menni. A delegálás ugyanis nem csak feladatátadásból áll, hanem kisebb, vagy nagyobb mértékben a felelősséget is érdemes átadni. Bárkinek is delegáltál, ha ez megtörtént, lépj egyet hátra! Ne akard folyamatosan irányítani a munkáját! BIZALOMMAL kell lenned a munkatársad felé.

Először is haladj kis lépésekben! Eddig nem osztottad le a feladataidat? Ne akarj rögtön egyszerre mindent leadni! Csak szép fokozatosan! Kezdd egyszerűbb és könnyebben elvégezhető, illetve nyomon követhető dolgokkal! Meglátod, bele fogsz jönni! A delegálás a jó vezetői képességek egyik alapeleme, így mindenképpen jó döntés elsajátítani, fejleszteni!

Kinek és hogyan add át a feladatot? Ez egy nagyon fontos kérdés. Elsősorban felelősséggel együtt delegálj! Ne felejtsd el, hogy végső soron azonban mégis te leszel a felelős azért, hogy a munka határidőre és kiválóan el legyen végezve.

“Háttér nélkül nincs előtér”

Kishonti Ildikó

10 tipp a hatékony delegálás eléréséhez

  1. Priorizálj! Határozd meg, mely feladatokat tudnád delegálni!
  2. Lásd meg és ismerd be magadnak, hogy mi az a feladat, amiben más is helyt tud állni, vagy akár még jobb is lehet, mint te!
  3. Ne annak delegálj, aki a környékeden épp ráér! Annak add a feladatot, aki tudását és képességeit tekintve a legjobban megfelel a feladatra ÉS van rá kapacitása is. Alapfeltétel tehát, hogy jól ismerd azokat, akikkel együtt dolgozol.
  4. A feladatot háttérinformációkkal és minden egyéb tudnivalóval add át! Alaposan és lehetőleg átbeszélve, mégis írásban – vagyis ajánlott utólag rögzíteni egy e-mailben a legfőbb pontokat! Ezt már nem feltétlen neked kell elvégezned!
  5. Adj határidőt!
  6. Hosszabb projekt esetén bontsátok fel több célra az elvégzendőket és tervezzetek be előre rendszeres megbeszéléseket!
  7. Tudasd a kollégával, hogy ha a feladatok elvégzése közben kérdése van, vagy elakad valamivel, akkor nyugodtan szóljon és egyeztessetek még egyszer!
  8. Határozd meg pontosan, hogy mit jelent számodra az adott feladat sikeres teljesítése! Mi a cél? Mi az, amit elvársz?
  9. Ne akarj minden lépést te meghatározni! Bízd rá a megbízottra a munkát. Szabadságot kell adj, de időnként ellenőrizned kell. Nem az a cél, hogy a feladat ugyanúgy legyen elvégezve, mintha te csináltad volna.
  10. Elkészült a feladat? Szánj időt az átvételére! Adjatok visszajelzést egymásnak – minden delegált feladatból mindkét fél tanul valamit és tapasztalatot nyer.

Mi a helyzet, ha valóban nincs a cégnél olyan kolléga, aki az adott feladatot jól el tudná végezni?

Ma már ez sem lehet ok arra, hogy mindent te cipelj a válladon. A feladatok jó részét ki lehet szervezni. Minden területre vannak megfelelő szakemberek. Miért ne élnél a lehetőséggel? Megelőzheted vele a kimerülést, de még a kiégést is!

Hidd el, ez is gyakorlás kérdése! Egy idő után rutinná fog válni!

Nem tudod eldönteni mit delegálhatnál? Keress bizalommal! Első konzultáció díjmentes – segítek összeállítani a feladatlistát, priorizálni és eldönteni mit engedj át nekem, azért, hogy jobban haladj a legfontosabb feladataiddal és vállalkozásod fejlesztésével. Segítek a 80%-ban, hogy a 20%-ra koncentrálhass.

Tovább gondolkodnál ezen? Olvasd el ezt a cikkemet is!

Vélemény, hozzászólás?

Az e-mail-címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük

Scroll Up